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Le 5 mai 2010
BSDQ
Nouvelles fonctions et améliorations de la TES
Dans le but d'accroître l'efficacité et la convivialité de la TES (transmission électronique des soumissions), le BSDQ a procédé le 3 mai dernier à l'ajout de nouvelles fonctions et à l'amélioration de certaines composantes du système. Voici un résumé de ces modifications.
Nouveautés
Inscription des entrepreneurs destinataires intéressés à soumissionner
Modules « Soumissionnaire » et « Destinataire »
À l'approche de l'entrée en vigueur d'une disposition découlant du projet de loi 76, qui prévoit une interdiction pour les organismes municipaux de divulguer la liste des personnes s'étant procurées les documents de soumission avant l'octroi du contrat, plusieurs soumissionnaires ont exprimé leur inquiétude de ne plus pouvoir identifier les entrepreneurs destinataires intéressés à recevoir des soumissions. Afin de faciliter la tâche à ses usagers sans toutefois déroger à la loi, le BSDQ a développé une nouvelle fonction dans la TES qui permet aux entrepreneurs destinataires d'indiquer aux entrepreneurs soumissionnaires leur intérêt à soumissionner pour un projet particulier. Cette précieuse information sera disponible seulement pour les entrepreneurs spécialisés usagers de la TES au moment de préparer leur propre soumission.
Concrètement, dans la TES, l'entrepreneur destinataire n'a qu'à sélectionner un projet dans la liste des projets et cliquer sur la commande «Intérêt à soumissionner» pour afficher la fenêtre qui lui permet de sélectionner l'option «Indiquer aux soumissionnaires que j'ai de l'intérêt sur ce projet».
Pour le soumissionnaire, l'option «Rechercher parmi les destinataires intéressés au projet» de l'onglet «Destinataires» lui permet de sélectionner les destinataires ayant indiqué un intérêt pour le projet.
On peut d'emblée affirmer que l'«Inscription des entrepreneurs destinataires intéressés à soumissionner» constitue l'un des plus importants ajouts depuis la mise en service de la TES. Cette option devrait, plus que jamais, inciter les entrepreneurs destinataires à utiliser activement la TES pour se faire connaître auprès des soumissionnaires signataires d'un engagement au BSDQ.
Ajout de documents annexés différents
Module «Soumissionnaire»
Un soumissionnaire peut dorénavant ajouter des documents annexés différents à sa soumission lorsqu'il adresse une soumission à un entrepreneur destinataire à un prix différent. Il est possible d'associer un maximum de cinq documents annexés différents pour l'ensemble des destinataires de la soumission comportant un prix différent.
Joindre un document à la demande d'ouverture de projet
Dans tous les modules où la fonction «Demande d'ouverture de projet» est disponible, il est dorénavant possible de joindre un document à la demande d'ouverture de projet, tel un extrait de devis ou une copie de l'appel d'offres. Le document doit être en format PDF et sa taille ne doit pas dépasser la limite de 2 Mo.
Impression du sommaire des soumissions
Module «Destinataire»
Lors de la consultation des soumissions acceptées, la nouvelle option «Imprimer sommaire» permet l'affichage des documents imprimables à l'écran.
Améliorations à la TES
Ordonnance des informations lors de l'impression des soumissions
Tous les modules
Lors de l'affichage ou de l'impression de soumissions, la section «Destinataires» est maintenant triée par nom de destinataire, la section «Destinataires de copie» est triée par ordre alphabétique de type de destinataire de copie et la section «Documents annexés» affiche les fichiers par ordre de nom de fichier.
Impression des documents annexés aux soumissions
Tous les modules
Le champ «Imprimer les documents annexés à la soumission» a été ajouté dans toutes les pages de critères d'impression. Cette option permet d'imprimer, à la suite de la formule de soumission et du cautionnement, les documents annexés d'une soumission directement à partir du module d'impression sans avoir à retourner à la soumission. Veuillez noter que ces documents annexés ne comportent pas le numéro de la soumission à laquelle ils appartiennent au bas de chaque page.
Indicateur de soumission lue ou imprimée
Module «Destinataire» et «Destinataire de copie»
Après l'affichage à l'écran d'une soumission ou de l'impression d'une soumission, un «X» est affiché dans la colonne «Vue», en mode liste, pour chaque soumission traitée. Cependant, veuillez noter que cette information n'est pas conservée si l'utilisateur quitte la TES ou utilise l'option «Trouver» dans la même session.
Affichage des soumissions
Module «Destinataire» et «Destinataire de copie»
Lors d'une prise de possession de soumissions ou de la consultation de soumissions déjà acceptées pour un projet, en mode liste, les soumissions sont maintenant affichées en ordre alphabétique de spécialité à l'intérieur de leur groupe de spécialités, soit architecture, électricité et mécanique.
Positionnement du curseur après l'impression d'une soumission
Lorsqu'un utilisateur sélectionne l'option «Imprimer», la dernière soumission cochée sera sélectionnée au retour de l'impression.
Identification des soumissions uniques
Module «Soumissionnaire»
Lors de la consultation de soumissions, en mode liste, la valeur «Unique» est affichée sous le statut pour les soumissions uniques.
Saisie partielle du numéro de projet lors d'une recherche
«Recherche de projet»
Lors d'une recherche de projet, les utilisateurs peuvent dorénavant effectuer une recherche par une saisie partielle du numéro de projet. Pour ce faire, un minimum de six caractères doit être saisi dans la case «No projet BSDQ».
Étant à l'écoute de ses usagers, les BSDQ vous invite à transmettre toute suggestion susceptible d'améliorer l'utilisation de la TES par courriel à aide_tes@bsdq.org. Pour de plus amples renseignements sur la TES, veuillez communiquer avec un agent du Centre de soutien TES au 514 355-7600 ou 1 866 355-0971, option 2.